Organiser une assemblée générale de copropriété est une étape importante permettant d’assurer une rencontre productive entre les copropriétaires. Voici des éléments clés pour organiser efficacement une assemblée générale de copropriété.

La notification de la convocation d’AG :

• Délais :

Elle s’effectue au minimum 21 jours avant la date de la tenue d’AG.

Le règlement de copropriété peut imposer au syndic un délai plus long et, en ce cas le syndic devra le respecter. Dans des cas d’urgence, défaut de mandat de par exemple, le délai peut être réduit.

Le non-respect du délai de 21 jours peut entrainer la nullité de l’assemblée générale.

•  Forme :

La convocation peut être notifiée :

• par lettre recommandée avec AR : le délai commencera à courir au lendemain de la première présentation,
• par recommandé électronique ou remise en mains propres contre émargement : le délai se calculera au jour de la remise.
  
  
• Contenu :
  

La convocation doit contenir l’ordre du jour, la date, l’heure et lieu qui doit se situer dans la commune de l’immeuble sauf dérogation décidée en AG.

Selon les sujets prévus à l'ordre du jour, il est nécessaire de communiquer certains documents aux copropriétaires, et ce, « au plus tard en même temps que l'ordre du jour » conformément à l'article 11 du décret de 1967.

A titre d’exemple, il faut noter : L’état financier, le compte de gestion du syndicat des copropriétaires ; Pour l’approbation des comptes, le projet de budget et budget prévisionnel voté lors de la précédente assemblée générale, les conditions essentielles du ou des contrats proposés au vote, lorsque l’assemblée est appelée à approuver un contrat, un devis ou un marché.

 L’ordre du jour

Les copropriétaires doivent être informés des sujets discutés afin de leur permettre de se préparer. Les copropriétaires peuvent soumettre des points à discuter, accompagnés de devis, de projets de résolution à tout moment mais en amont de l’envoi des convocations. (travaux de pose d’un climatiseur...)

Ces demandes doivent être formulées sous forme de projet de résolution ; le syndic ne détient aucun pouvoir d’appréciation sur lesdits projets.

L’ordre du jour est établi en concertation entre le conseil syndical et le syndic. A cet effet, une réunion préparatoire est organisée entre le syndic et le conseil syndical au cours de laquelle seront abordés les comptes et l’ordre du jour.

Examen des comptes

5 annexes comptables sont jointes obligatoirement à la convocation ; elles sont essentielles pour comprendre la situation financière de la copropriété, comparer les budgets et dépenses, et vérifier l’exécution des travaux planifiés. Cela permet une approche informée de l’AG avec une vision claire des finances et projets de la copropriété.

Les annexes correspondent à :

• L'annexe 1 présente la situation financière de la copropriété, facilitant la comparaison avec l'année précédente. Elle est cruciale pour examiner le solde du compte bancaire afin d'éviter un découvert, évaluer les dettes envers les fournisseurs, comme les factures non payées, et vérifier les arriérés des copropriétaires, détaillés dans une liste individualisée obligatoire.
• L'annexe 2 compare le budget voté pour l'année en cours (N) aux dépenses réelles de la même année, ainsi qu'aux dépenses de l'année précédente (N-1), et offre un aperçu des budgets futurs votés pour les deux années suivantes (N+1 et N+2).
• L'annexe 3, issue de l'annexe 2, exclut les revenus des charges régulières et des opérations exceptionnelles, classant les charges non par nature mais selon les clés de répartition propres à la copropriété.
• L'annexe 4 examine les travaux planifiés et ceux effectivement réalisés en fin d'exercice, permettant de vérifier l'adéquation entre les fonds utilisés pour les travaux et les sommes allouées par décision en assemblée générale.
• L'annexe 5 dresse la liste des travaux ou opérations exceptionnelles non achevés ou non entamés durant l'exercice, donnant une vision précise des réalisations, des paiements effectués ou en attente, ainsi que des fonds à recouvrer auprès des copropriétaires ou des montants appelés mais non dépensés.

L'UNPI 13&83 est disponible pour répondre à toutes vos interrogations concernant la lecture et la compréhension des documents comptables.

La représentation et le vote par correspondance

En l’absence de possibilité de participer en personne et sans mise en place d’un système de visioconférence, les copropriétaires peuvent déléguer leur vote par le biais du pouvoir ou voter par correspondance.

La convocation contient obligatoirement le formulaire de vote par correspondance, cependant l’assemblée générale ne peut pas se dérouler exclusivement par correspondance.
Le formulaire de vote contient les résolutions inscrites à l’ordre du jour, les instructions pour remplir ledit formulaire.

Le formulaire de vote

Il doit être reçu par le syndic au moins 3 jours francs avant la date de l’AG. Si le formulaire est adressé par mail, il est présumé être reçu à la date d’envoi. Les formulaires de vote doivent être lisibles, paraphés et signés.

La liste de présence signée par les copropriétaires présents à l’assemblée générale doit mentionner le nom du copropriétaire, adresse et la date de réception du formulaire. Ce sont les scrutateurs de décider de la validité des cotes du formulaire ou, à défaut le président de séance mais pas au syndic de copropriété.

Un vote rayé ou commenté n’est pas automatiquement invalidé. Il faut évaluer si les modifications empêchent la bonne compréhension de l’intention de vote. Si les annotations affectent une proposition, seul le vote sur celle-ci est annulé.

Si vous déléguez votre vote en utilisant le pouvoir ou si vous assistez à la réunion, votre vote par correspondance sera annulé.

Il existe en droit de la copropriété des “passerelles” afin d’abaisser les majorités nécessaires quand certaines conditions sont remplies. Dans le cas du vote par correspondance, il doit être proposé les mêmes opportunités en matière de majorité et de passerelles qu’une AG en présentiel. Pour cela, le syndic doit inscrire sur le formulaire deux votes distincts et préciser à quel cas il s’applique.

Il ne peut y avoir de passage automatique en passerelle de majorité sans que ce soit matérialisé par une seconde ligne de vote dans le formulaire.

La délégation de pouvoir

Un copropriétaire peut détenir au maximum 3 pouvoirs. Il peut en détenir plus à condition que la somme des ses voix et celles des copropriétaires représentés n’excède pas 10% des voix du syndicat des copropriétaires.

Si aucun nom de mandataire n’est inscrit sur le pouvoir, il est remis au début la réunion au président du conseil syndical, ou a défaut un membre du conseil syndical afin qu’un mandataire soit désigné. En l’absence ou à défaut du conseil syndical, remettra au président de séance – désigné par l’assemblée générale- le mandat pour les mêmes fins.

Un copropriétaire peut déléguer son pouvoir à la personne de son choix, copropriétaire ou non de l’immeuble. De plus, le mandataire désigné peut subdéléguer le mandat reçu à une autre personne, à moins que ce soit explicitement exclu par le mandat.

En conclusion,

Afin d’optimiser la préparation de l’assemblée générale, il est essentiel d’assurer une communication transparente avec les copropriétaires, le conseil syndical avant, durant et après l’AG par le biais de courriels, de bulletins d’informations ou plateforme numérique dédiée.

En adoptant cette démarche, vous faciliterez le déroulement de l’AG et favoriserez des décisions judicieuses et efficaces pour la bonne gestion de la copropriété.